Pienessä firmassa ei ole aikaa eikä tarvetta säätää järjestelmien kanssa. Työpäivä kuluu asiakaskäynneillä, hallilla, työmaalla tai ajossa. Silti työtunnit pitäisi saada kirjattua – ja mieluiten ilman, että siihen tarvitaan ohjekirjaa tai IT-tukea.
Usein kuulee ajateltavan, että työajanseuranta on jotenkin raskas ja vaikea juttu. Todellisuudessa sen ei tarvitse olla mitään sellaista. Päinvastoin. Kevyt ja selkeä tuntikirjausratkaisu voi hoitaa homman paljon helpommin kuin monimutkaiset järjestelmät, jotka on suunniteltu isoille yrityksille.
Tässä kolme syytä, miksi pieni yritys pärjää paremmin kevyemmällä vaihtoehdolla.
1. Käyttöönotto onnistuu heti
Useimmat työajanseurantaohjelmat vaativat pitkän käyttöönoton, koulutuksen ja joskus jopa erillisen asiantuntijan, joka auttaa pääsemään alkuun. Mutta pienessä firmassa ei ole aikaa sellaiselle. Kaikki pitäisi saada toimimaan nopeasti ja ilman säätöä.
Kevyt tuntikirjauspalvelu toimii heti. Kirjaudut sisään, lisäät työntekijät ja voit aloittaa tuntien kirjaamisen saman tien. Jos joku tekee työtä kentällä, työmaalla tai omalla autolla liikkuen, riittää että puhelimessa on netti ja homma toimii. Ei tarvitse ladata manuaaleja tai soitella asiakaspalveluun. Kaikki toimii heti ja helposti.
2. Työntekijä saa homman hoidettua ilman turhaa säätöä
Kuvitellaan hetki, että asentaja on juuri saanut päivän hommat pakettiin. Hän kaivaa taskusta puhelimen ja avaa tuntikirjausohjelman. Jos ensimmäiseksi ruudulle pomppaa kysymyksiä projektikoodeista, asiakkaan tunnuksista tai vaiheista, into lopahtaa nopeasti.
Hyvä järjestelmä ei kysy liikaa. Se tarjoaa yksinkertaisen käyttöliittymän, jossa riittää että valitsee tehtävän ja painaa aloitusnappia. Kun työ on valmis, painetaan lopetus ja se on siinä. Tunnit ovat tallessa ja homma hoidettu.
Kun tuntien kirjaaminen on näin helppoa, se myös tulee tehtyä ajallaan ja oikein. Se taas tarkoittaa, että sinä yrittäjänä saat tarkat tiedot ajoissa ilman turhaa säätöä.
3. Tiedot pysyvät tallessa ja ajan tasalla
Moni pieni yritys pitää edelleen kirjaa paperilla, Excelissä tai jopa WhatsApp-viesteillä. Ne voivat toimia hetken aikaa, mutta kun työntekijöitä on enemmän kuin yksi, alkaa homma mennä helposti sekaisin. Tunteja puuttuu, muistetaan väärin tai menee eri kanaviin.
Kevyt järjestelmä tuo kaikki tiedot samaan paikkaan, josta ne löytyvät aina kun niitä tarvitaan. Näet selkeästi kuka on tehnyt mitä ja milloin. Palkanlaskenta helpottuu, laskutus nopeutuu ja kaikki on dokumentoituna yhdellä alustalla. Ei enää puuttuvia tunteja tai unohtuneita lappuja.
Pienessä yrityksessä ei tarvitse tehdä asioista monimutkaisia. Tuntikirjauksen kuuluu olla helppoa, nopeaa ja sellaista, että sitä voi käyttää ilman ohjeita. Kun järjestelmä toimii käytännössä, se säästää aikaa ja vaivaa joka päivä.
TimeApp on tehty juuri tätä varten. Se on yksinkertainen, selkeä ja kevyt tuntikirjausratkaisu, joka toimii oikeasti arjen keskellä. Jos etsit tapaa pitää hommat järjestyksessä ilman turhaa teknologiahässäkkää, tutustu palveluun. Se saattaa olla juuri se ratkaisu, jota olet etsinyt.